Come sappiamo la PEC (Posta Elettronica Certificata) è obbligatoria per tutte le imprese iscritte al Registro Imprese delle Camere di Commercio italiane.
La comunicazione tra PEC e PEC ha il medesimo valore di una raccomandata con ricevuta di ritorno.
Quindi la PEC ha sostituito nel tempo la raccomandata A/R. E’ più rapida, più sicura, costa molto meno, inoltre con la PEC si conosce il contenuto della stessa (la classica raccomandata A/R potrebbe anche essere una missiva senza alcun documento al suo interno).
Possiamo affermare che le raccomandate abbiano subito una trasformazione nel tempo e si sono digitalizzate.
Le imprese ed i professionisti stanno affrontando da alcuni anni a questa parte una vera e propria rivoluzione digitale, un periodo di digitalizzazione di vari processi relativi alla gestione organizzativa del lavoro.
Le leggi e le normative che governano la gestione dei flussi documentali obbligatori per le imprese ed i professionisti devono necessariamente adeguarsi alle nuove modalità di gestione di quelli che un tempo erano documenti cartacei ed ora sono digitali.
La differenza tra un documento analogico (cartaceo) e un documento digitale (ad esempio un file in formato .pdf) è evidente, ma spesso nell’organizzazione dei flussi documentali della nostra impresa non ci rendiamo conto che gli uni devono essere trattati in modo diverso dagli altri.
Ad esempio, se la raccomandata non è più cartacea e si chiama PEC, la si dovrà gestire digitalmente, quindi la stampa e l’archiviazione cartacea della stessa costituiscono pratiche di conservazione non corrette.
La PEC è senza ombra di dubbio un documento informatico, stampandola traduciamo questo documento informatico in documento analogico mutandone la natura e rendendone impossibile verificarne l’origine e l’originalità.
La PEC è oltretutto un documento a valore legale che deve essere opponibile a terzi, ad esempio in una diatriba, o perché la tale Pubblica Amministrazione ce ne richiede l’esibizione.
Il codice civile ci diche che è obbligatorio per le imprese la conservazione per 10 anni delle scritture contabili e della corrispondenza. Quest’ultima include anche la PEC, che può essere determinante per l’azienda in caso di contenzioso, accertamenti tributari, procedure concorsuali, e così via.
L’unica soluzione per opporre a terzi una PEC è la conservazione a norma. Ovvero la conservazione digitale all’origine del messaggio inviato o ricevuto (completo di tutti gli allegati) presso i server dell’ente certificatore che ci fornisce il servizio PEC e che a conclusione del processo di invio in conservazione appone la propria firma digitale a garanzia e prolunga la durata della validità del documento per 10 anni apponendo marca temporale.
Service Lab opera come qualificato fornitore di servizi di conservazione a norma ed è a disposizione per fornire tutte le delucidazioni del caso.
Cordiali saluti.
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