Conservazione a norma

Con questo articolo desideriamo portare alla Vostra attenzione gli obblighi a cui sono soggette le imprese relativi alla normativa che regola la conservazione digitale e sostitutiva dei documenti a rilevanza tributaria e fiscale.

Le regole che Agid (Agenzia per l’Italia digitale) ha emanato attraverso il CAD (Codice dell’Amministrazione Digitale, normativa della Repubblica Italiana più precisamente il decreto legislativo 7 marzo 2005, n. 82) costituiscono un corpo organico di disposizioni che presiedono all’uso dell’informatica come strumento privilegiato nei rapporti tra PA e imprese.

È ormai di dominio comune la necessità della conservazione digitale a norma delle fatture emesse nei confronti della PA (fatture ciclo attivo in formato standard .xml). La conservazione deve avvenire entro il 31/12 dell’anno successivo a quello di emissione del documento. Ricordiamo che per la registrazione delle fatture PA è necessario avere previsto un apposito sezionale, pena la necessità di conservare a norma tutte le fatture emesse nell’anno.

D’altro canto invece, non tutti sanno che il Regolamento (UE) n. 910/2014 del 23 luglio 2014 e l’art. 44, comma 1, del CAD. stabilisce che è documento elettronico qualsiasi contenuto conservato in forma elettronica. Quindi, il documento elettronico (o informatico che dir si voglia) è tale solamente se adeguatamente conservato.

Poiché l’art. 1, lettera F) del D.P.R. 68/05 stabilisce che il messaggio di PEC è un documento informatico, va da sé che anche i messaggi PEC devono essere conservati.

Premesso questo, poiché il documento informatico (quindi anche la PEC) è tale solo se adeguatamente conservato e, come previsto dall’art. 44 sopra citato, la conservazione deve assicurare il rispetto di tutta una serie di requisiti, è del tutto evidente che i “normali” metodi di conservazione delle PEC (salvataggio sul client, sul personal computer e/o attraverso il backup dell’intero sistema) non sono “a norma”.

È quindi necessario sottoporre la PEC a processo di consolidamento probatorio per conferirle valore legale. In altre parole, la PEC se non conservata a norma non è opponibile a terzi.

Inoltre, per quanto riguarda le Aziende, L’art. 2214 c.c. prevede l’obbligo di conservazione delle scritture contabili e della corrispondenza. Quest’ultima include anche la Pec, alla cui conservazione va posta particolare attenzione per lo specifico valore di prova legale attribuitole dalla legge, che può diventare determinante per l’azienda in caso di contenzioso, accertamenti tributari, procedure concorsuali, e così via.

Service Lab opera nel settore dei servizi digitali e telematici alle imprese ed ai professionisti.

Service Lab è in grado di fornire soluzioni ad hoc per la conservazione a norma di tutti i documenti informatici e a rilevanza tributaria e fiscale, nonché della PEC.

Qui di seguito elenchiamo a titolo esemplificativo (non esaustivo) i documenti aziendali che possono essere conservati a norma:

• Fatture
• Documenti di trasporto
• Registri Fatture
• Libri Giornale
• Libri Mastro
• Libri Inventari
• Libri Cespiti
• LUL
• Modelli 730 e 770
• Modelli F24
• Modelli Unico
• IVA
• Documenti generici
• Messaggi di posta elettronica

Qui di seguito elenchiamo i documenti che attualmente la normativa sopracitata obbliga a conservare:

• Fatture emesse nei confronti della PA
• Messaggi di Posta Elettronica Certificata

La conservazione di questi documenti è a cura del Responsabile della Conservazione, ovvero il titolare dell’impresa (se non ha delegato terzi).

Service Lab opera come qualificato fornitore di servizi di conservazione ed è a diposizione per qualsiasi informazione o approfondimento.

Certi di aver fatto cosa gradita informandovi della normativa per prevenire eventuali sanzioni amministrative (come ad esempio la irregolare o mancata tenuta delle scritture contabili obbligatorie), restiamo a disposizione.